Een zakelijk e-mailadres op je eigen domein, zoals info@jouwbedrijf.nl, is zo geregeld en staat een stuk professioneler dan een gratis adres. Toch gaat het juist hier vaak ongemerkt mis: een offerte die in de spam belandt, een contactformulier waarvan de berichten nooit aankomen, of een mailbox die verdwijnt bij een overstap. In dit artikel lees je hoe je een mailbox kiest en welke drie instellingen bepalen of je mail gewoon aankomt.
Waarom een zakelijk e-mailadres op je eigen domein?
Krijg je twee offertes voor dezelfde klus, de ene van info@ met de bedrijfsnaam erachter en de andere van een gratis adres met cijfers in de naam, dan voelt de eerste als een bedrijf. Er is niets mis met gratis maildiensten, maar een adres op je eigen domein laat zien dat je er werk van maakt.
Minstens zo belangrijk: het adres is van jou. Een mailadres van je internetprovider hangt aan je abonnement daar. Stap je over, dan kan dat adres verdwijnen. Een adres op je eigen domein neem je mee naar elke maildienst die je kiest. Voorwaarde is wel dat de domeinnaam zelf op jouw naam staat. Hoe je dat regelt, lees je in mijn artikel over een goede domeinnaam kiezen.
Een mailbox kiezen: zakelijke maildienst of mail van je host
Naast het adres heb je een mailbox nodig. Je kiest een zakelijke maildienst, zoals Microsoft 365 of Google Workspace, of je gebruikt de mail van je hostingpartij. Allebei kan prima. Let op deze punten:
- Betrouwbaarheid: je mail moet het altijd doen, ook als je website even hapert.
- Spamfilter: een goed filter houdt rommel buiten, zonder dat echte aanvragen sneuvelen.
- App op je telefoon: je leest je mail waarschijnlijk vaker op je telefoon dan achter een bureau.
- Aliassen: extra adressen zoals info@ en offerte@ die in dezelfde mailbox uitkomen.
- Gedeelde mailboxen: een info@ die meerdere collega's kunnen lezen, zonder een gedeeld wachtwoord.
Mijn eerlijke advies: werk je alleen en mail je niet veel, dan is de mail van een goede host vaak genoeg. Werk je met collega's, wil je een gedeelde agenda of veel opslag, dan is een zakelijke maildienst meestal prettiger. Meer over het kiezen van een host lees je in mijn stuk over webhosting kiezen.
Drie instellingen die bepalen of je mail aankomt
Iedereen kan in principe een mail versturen met jouw adres als afzender. Daarom controleren ontvangers of een mail echt van jou komt, met drie instellingen in de DNS van je domein: het adresboek van je domeinnaam.
SPF: wie mag namens je domein mailen
SPF is een lijst van servers en diensten die mail mogen versturen met jouw domein als afzender. Komt er een mail binnen van een server die niet op die lijst staat, dan gaat er bij de ontvanger een lampje branden.
DKIM: een handtekening onder elke mail
DKIM zet een digitale handtekening onder elke mail die je verstuurt. De ontvanger controleert die handtekening met een sleutel die openbaar in je domein staat. Klopt die, dan weet de ontvanger dat de mail namens jouw domein is ondertekend en dat er onderweg niets aan is veranderd.
DMARC: wat er gebeurt als het niet klopt
DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen met een mail die de controle niet haalt, dus als SPF en DKIM allebei niet kloppen voor jouw domein. Je kiest uit drie standen: niets bijzonders doen, de mail in de spam zetten of hem weigeren. Daarnaast kun je via DMARC rapporten ontvangen over wie er namens je domein mailt.
Sinds 2024 stellen grote maildiensten als Gmail en Yahoo strengere eisen aan afzenders: wie veel mail verstuurt, moet SPF, DKIM en DMARC alle drie op orde hebben, en voor iedere andere afzender geldt minstens SPF of DKIM. Mail die niet te controleren is, wordt eerder geweigerd of in de spam gezet.
Een mail die in de spam belandt, is een offerte die je nooit hebt verstuurd. Je weet het alleen niet.
Weet je niet zeker of je mail goed staat?
Stuur me je domeinnaam, dan kijk ik gratis met je mee of SPF, DKIM en DMARC kloppen.
Vraag het Peter→De afzenders die iedereen vergeet
Je mailbox is meestal niet de enige die namens je domein mailt:
- Het contactformulier van je website: de melding aan jou en vaak een bevestiging aan de bezoeker.
- Je facturatiepakket: facturen en betaalherinneringen.
- Je nieuwsbrieftool: elke nieuwsbrief en elke welkomstmail.
- Je webshop: orderbevestigingen, verzendberichten en herinneringen.
Elk van die diensten moet gemachtigd zijn, meestal met een eigen DKIM-sleutel in je domein en vaak ook met een vermelding in je SPF-record. Bijna elke dienst geeft je de records die je daarvoor moet toevoegen. Gebeurt dat niet, dan kunnen juist je facturen of orderbevestigingen in de spam belanden.
Het contactformulier verdient extra aandacht. Veel formulieren versturen hun mail rechtstreeks vanaf de webserver, en die staat meestal niet in je SPF-record. Gevolg: de aanvraag komt bij jou in de spam, of helemaal niet. Laat het formulier mailen via een gemachtigde dienst, met je eigen domein als afzender en het adres van de bezoeker als antwoordadres. Zet het adres van de bezoeker nooit als afzender, want dan mail je namens het domein van een ander. Meer over formulieren lees je in mijn stuk over de perfecte contactpagina, en over nieuwsbrieven in mijn artikel over e-mailmarketing voor het mkb.
Veelgemaakte fout: twee SPF-records
Elke nieuwe dienst zegt: voeg dit SPF-record toe. Dus komt er een tweede bij, en soms een derde. Alleen mag er per domein maar één SPF-record zijn. Staan er twee naast elkaar, dan loopt de controle vast en telt geen van beide. De oplossing is ze samenvoegen tot één record waarin alle diensten staan. Let er ook op dat een SPF-record bij de controle hooguit tien keer iets mag opzoeken. Met veel diensten zit je daar snel aan.
Mail en website staan los van elkaar
Je website en je mail hangen aan dezelfde domeinnaam, maar het zijn twee aparte dingen. Waar je mail heen gaat, staat in de MX-records van je domein; je website heeft eigen records. Je kunt dus van website wisselen zonder dat je mail er iets van merkt, zolang niemand aan de mailinstellingen komt.
Daar zit precies het risico. Bij een nieuwe site of een verhuizing worden de DNS-instellingen van je domein vaak ook verhuisd. Gaan je MX-, SPF-, DKIM- en DMARC-records dan niet mee, dan komt er ineens geen mail meer binnen of gaat je mail naar de spam. Zo'n overstap vraagt om een lijstje, en dat lijstje staat in mijn artikel over je website verhuizen. Wie dat mag regelen, hangt af van wie toegang heeft tot je domein. Daarover gaat mijn stuk over wie de eigenaar van je website is.
Zo test je of je mail goed staat
Stuur een mail vanaf je zakelijke adres naar een Gmail-adres. Open die mail in Gmail in de browser, klik op de drie puntjes naast de antwoordknop en kies Origineel weergeven. Bovenaan zie je dan of SPF, DKIM en DMARC op PASS staan. Staat er FAIL, of ontbreekt er een, dan weet je waar je aan moet werken.
Doe dezelfde test voor elke andere afzender: vul je eigen contactformulier in, stuur jezelf een testfactuur en meld je aan voor je eigen nieuwsbrief.
Begin daarna met DMARC op de stand p=none. Dan vraag je ontvangers nog niets te doen met mail die de controle niet haalt. Geef je een adres op voor rapporten, dan zie je wel welke diensten namens je domein mailen. Ontdek je een vergeten afzender, machtig die dan eerst. Staat alles goed, dan zet je DMARC strenger: op quarantine, zodat mail die de controle niet haalt in de spam gaat, en eventueel op reject, zodat die wordt geweigerd. Begin je meteen streng, dan kunnen je eigen facturen worden tegengehouden.
Conclusie: een eigen adres, en de instellingen erachter op orde
Een zakelijk e-mailadres op je eigen domein wekt vertrouwen en is van jou, zolang de domeinnaam op jouw naam staat. Kies een mailbox die past bij hoe je werkt, zet SPF, DKIM en DMARC goed, machtig elke dienst die namens je mailt en vergeet je mail niet bij een nieuwe site of verhuizing.
Bouw ik een nieuwe website voor je, dan loop ik de mailinstellingen van je domein na, ook voor het contactformulier. Wil je dat ik daarna je hosting en domeininstellingen beheer, dan spreken we vooraf af wat dat kost. Hoe ik met prijzen omga, zie je op mijn pagina met prijzen. Wil je eerst weten hoe je site ervoor staat? Vraag de gratis website-check aan of stuur me een berichtje.
Veelgestelde vragen
Niets, zolang je mailinstellingen blijven staan. Je mail loopt via de MX-records van je domein, en die staan los van je website. Het risico zit in de overstap zelf: worden de DNS-instellingen van je domein verhuisd, dan moeten je MX-, SPF-, DKIM- en DMARC-records mee. Zit je mail bij je oude hostingpakket, zeg dat pakket dan pas op als je mail ergens anders veilig staat.
Het is de meetstand. Ontvangers doen op basis van DMARC nog niets extra's met mail die de controle niet haalt. Stel je een adres in voor rapporten, dan krijg je overzichten van wie er namens je domein mailt. Zo vind je vergeten afzenders zonder dat er mail sneuvelt. Klopt alles, dan zet je de stand later op quarantine of reject.
Elke maildienst heeft een eigen spamfilter en weegt dingen anders. De een is strenger op ontbrekende of foute instellingen dan de ander, en ook de inhoud van je mail en de reputatie van je domein tellen mee. Begin bij de basis: stuur een test naar een Gmail-adres en kijk of SPF, DKIM en DMARC op PASS staan. Staat dat goed, kijk dan naar de inhoud, zoals heel veel links of een mail die alleen uit een afbeelding bestaat.